影視工作檔案管理要務

文：勇勇丨圖：SeventyFour

近日媒體驚傳，某個電視台或團隊，誤刪了大量的影音資料，造成企業嚴重的損失，筆者常想，這些知名電台或企業，不都是花了巨資在作檔案管理嗎？怎麼可能誤刪了檔案卻救不回呢？百思不得其解！

筆者分析這些狀況可能出現下列管理問題：第一，重要資料並未作備份，極重要資料未作異地多重備份；第二，刪除檔案前，未作備份確認，隨意刪除；第三，維護或資安人員未於刪除檔案的當下，立即交付專家進行修復工作，導致檔案永久刪除；第四，原本的檔案管理政策就有問題，沒有存取的SOP，才會導致嚴重的丟失問題；第五，檔案刪除機制未作留滯池空間，也未作警語提示功能，才會無從救回；第六、人員對於歷史檔案的輕視，未尊重史料的珍貴性，嚴重失職。

筆者對於客戶資料極為重視，所有行政檔案，留存15年以上，影音檔案視專案重要程度，留存半年至20年以上不等，極為重要資料，列為典藏級資料，永久保存。所有資料均作雙重備份，重要資料三重備份。

所謂行政檔案，意旨本公司與客戶間的電子郵件、往返書信、合約、文書資料、帳單、通告等，由於所占硬碟空間不大，可長期保存，不會增加太多的硬體成本。影音檔案資料由於檔案龐大，少則幾十MB，大則數百TB，不得不依照該專案的輕重程度，給予不同年限的保存。例如小型的記者會、發表會或演講，原始記錄檔至少保存半年，完成影片至少保存1年，結案時均會給客戶下載連結，請客戶自行備份，或要求客戶提供指定廠牌硬碟，給予拷貝服務（視檔案大小決定是否收費），並提醒客戶保存的常識。中型專案，原始記錄檔至少保存3年，重要專案原始記錄檔至少保存10年以上，甚至永久保存，視同典藏，且同時會要求客戶提供硬碟拷貝，異地同步保存至少一份。這是對於史料的重視，更是一種態度，我們不僅尊重客戶，更尊重客戶的資料！

筆者未能知道客戶何時會再回頭找上我們，有些久未聯繫的客戶，可能因為某些原因，有很長的時間沒有合作了，但數年後找上我們，希望能重新剪輯影片，或是提供更優化的數位檔案，我們都能夠給予服務，當剪輯師拿出陳年的硬碟時，翻找十餘年前的舊影音資料時，心中都有無限的讚嘆，因為那些資料還是如此的完好，檔名與檔案編排結構是如此的清晰，即便軟體更新了，檔案位址更動了，重新連結與調教後，還是可以順暢的在新軟體上運作，連字幕都可以輕易的更改，音樂也可以更換、動畫還可以重新上色。這是需要長期的自我要求與細心，才能達到的服務水平。在筆者的庫房中，擺放了大量的硬碟與文書檔案，甚至是道具、服裝、設備等，雖然久久才會進一次庫房查找，但每一次的查找都極為重要，因為客戶心繫著那些早已遺失或遺忘的檔案，盼能重新出版、重新應用，對客戶來說，這一切都是回憶。

曾有位管弦樂團的負責人，某天稍來了一通既溫暖又著急的電話，我們已許多年沒連繫了，說他正在申請新的表演計畫，手邊的資料不齊全，希望能請我將歷年的演出檔案整理給他，筆者跟同事翻查了數個機櫃與硬碟箱，將過往8個演出完成檔全數找出，甚至有些檔案是Betacam SP影帶與光碟影像（DVD VIDEO_TS），還特意為其上機，導入專案檔，重新輸出為數位檔（H264 MP4），編輯後加上新的序號檔名，上傳到雲端供其下載，甚至協力放上他們的官方視頻，前後我們花了一週的時間，且沒有收費。除了服務精神外，也因為這位負責人是個執著認真的藝術家，我們也珍惜。收不收費並不重要，重要的是，我們竟然可以找回十年來的所有影像，並重新數位化，這點自豪感，遠比收費或檔案丟失來得更有價值。